Beleid inzake de bescherming van persoonsgegevens

1. Toepassingsgebied

Schenk hecht veel belang aan de naleving van de wettelijke verplichtingen op het gebied van de vertrouwelijkheid van persoonsgegevens.  De bedoeling is dat de verschillende partijen (personeel, klanten en leveranciers) in alle vertrouwen met hen blijven communiceren.  Onder persoonsgegevens verstaan we alle informatie die verwijst naar een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (art. 4 §1 GDPR) zoals de naam, een identificatienummer, e-mailadres, adres, telefoonnummer …

Om die reden waakt Schenk erover dat de persoonsgegevens:

• Op een wettelijke en transparante manier worden verwerkt en dat het gebruik ervan gemakkelijk te begrijpen is voor de betrokkene
• Ter zake doen en beperkt zijn tot het beoogde doel;
• Worden verzameld voor een bepaald, expliciet en wettelijk doel;
• Nauwkeurig en up-to-date zijn;
• Uitsluitend bewaard worden voor de duur die nodig is voor de beoogde verwerking;
• Worden verwerkt door passende organisatorische en computerveiligheidsmaatregelen te nemen.

We willen de persoonsgegevens op een correcte wijze gebruiken zodat we het vertrouwen van de betrokkenen waard zijn en misbruiken vermijden.

De persoonsgegevens kunnen op verschillende niveaus worden weergegeven, zoals het personeels- en loonbeheer, de dossiers van klanten en leveranciers, de sollicitanten, de foto's van evenementen …

2. Aard van de verzamelde gegevens

De door Schenk verzamelde gegevens kunnen van twee verschillende kanalen afkomstig zijn:

• De rechtstreeks verzamelde gegevens: dit is informatie die de betrokkenen ons vrijwillig meedelen en die onontbeerlijk is om op vragen te antwoorden, zoals namen en gegevens.
• De onrechtstreeks verzamelde gegevens: deze informatie wordt onrechtstreeks verzameld, bijvoorbeeld tijdens wedstrijden, via Facebook, via de site voor online bestellingen bij een van onze klanten ...

3. Verbintenis en behandeling van gegevens

Schenk neemt maatregelen om de overeenstemming met de GDPR aan te tonen.

• Aanmaak van een register van gegevens (inventaris) voor alle activiteiten waarbij persoonsgegevens worden verwerkt.
• Verzekert zich dat slechts het minimumaantal persoonsgegevens wordt verwerkt dat nodig is om de wettelijke verwerkingsdoeleinden te behalen.
• Stelt een intern beleid op voor het inlichten en opleiden van werknemers en stelt een persoon aan die verantwoordelijk is voor de gegevensbescherming.
• Voert in voorkomend geval een effectenstudie uit betreffende de gegevensbescherming om de risico's te identificeren met betrekking tot de verwerking van gegevens (beschrijving, beoordeling) en de manier om ze te beperken om hun bescherming te verzekeren.
• Voert doeltreffende procedures in om de naleving van de GDPR-privacywetgeving te verzekeren.  Hiertoe kan Schenk afhankelijk van zijn behoeften een beroep doen op verschillende technieken zoals de versleuteling van gegevens …
• De toestemmingsregels worden nageleefd.
• Biedt individuen de mogelijkheid om hun rechten met betrekking tot de persoonsgegevens uit te oefenen en deze verzoeken worden op een doeltreffende manier verwerkt.
• Regelmatige beoordeling van de procedures betreffende persoonsgegevens 

4. Doeleinde van de verzameling van gegevens

Schenk verzamelt en gebruikt de persoonsgegevens uitsluitend voor zover dit nodig is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.  Er zijn twee categorieën van verwerking.  Ofwel wordt de verwerking uitgevoerd met toestemming van de betrokkene, ofwel is de verwerking nodig voor:

• de uitvoering van een overeenkomst (bv. levering van bestelde goederen)
• de uitvoering van wettelijke verplichtingen (bv. aangifte van loongegevens aan de sociale zekerheid, aan de belastingdiensten)
• om de vitale belangen van de betrokkene of van een andere persoon te beschermen.

De gegevens mogen uitsluitend aan derden worden verstrekt na voorafgaande toestemming van de gebruikers, tenzij de communicatie strikt noodzakelijk is voor de levering van het gevraagde product of de gevraagde dienst, of als het verzoek verkregen is van een juridische, administratieve of gerechtelijke autoriteit.  

5. Bewaartermijn van de persoonsgegevens 

De gegevens worden niet langer bewaard dan nodig is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld en om de wettelijke verplichtingen ter zake na te leven.

6. Persoonsgegevens van kinderen

Schenk verzamelt opzettelijk geen persoonsgegevens van kinderen, met uitzondering van de kinderen van het personeel.

7. Toestemming

Door uw persoonsgegevens mee te delen, stemt u ermee in dat Schenk ze gebruikt of verspreidt in overeenstemming met het gegevensbeschermingsbeleid dat het bedrijf heeft ingevoerd.  Als u dit beleid niet accepteert, deel dan uw persoonsgegevens niet rechtstreeks of onrechtstreeks mee.  Het is u echter toegestaan om uw toestemming op elk ogenblik in te trekken.

8. Rechten van de betrokkenen

Schenk verbindt zich ertoe de rechten van de betrokkenen met betrekking tot de hieronder beschreven persoonsgegevens na te leven.  Om zijn recht uit te oefenen moet de betrokkene niettemin eerst zijn identiteit bewijzen met behulp van een bewijsstuk.  De verwerkingsverantwoordelijke moet bewijs leveren van de uitgevoerde actie.  Het verzoek kan worden geweigerd als het kennelijk buitensporig of onredelijk is, of als de uitvoering van het verzoek onmogelijk is. Aan een gerechtvaardigd verzoek wordt voldaan zonder kosten voor de betrokkene.

De rechten kunnen worden gegroepeerd in 7 categorieën:

• Geautomatiseerde individuele besluitvorming en profilering: iedereen heeft het recht niet onderworpen te worden aan een individuele beslissing als deze uitsluitend gebaseerd is op een geautomatiseerde verwerking.  In dit geval verzekert Schenk dat de persoon een menselijke interventie in de besluitvorming kan verkrijgen, dat hij zijn standpunt duidelijk kan maken en dat hij een verklaring voor de beslissing kan krijgen en deze betwisten.  Dit recht is niet van toepassing als de beslissing nodig is voor de sluiting of de uitvoering van een overeenkomst, of als ze toegestaan is door de wet of genomen is op basis van een uitdrukkelijke toestemming.
• Recht op informatie: Via deze procedure levert Schenk in alle transparantie de informatie over de manier waarop het bedrijf persoonsgegevens verwerkt.  Een uitdrukkelijker vraag kan ook rechtstreeks worden gericht aan de verwerkingsverantwoordelijken. Het verzoek moet binnen een termijn van een maand worden behandeld.
• Recht op vergetelheid: de betrokkenen kunnen vragen om 'vergeten' te worden, maar dit is geen absoluut recht.  De wissing is alleen mogelijk als de gegevens en hun verwerking hen schade berokkenen.  Er bestaan eveneens specifieke omstandigheden waarin Schenk kan weigeren om de persoonsgegevens te wissen (loon, wettelijke verplichtingen tegenover de overheidsinstanties ...).
• Recht op rectificatie: Schenk verbindt zich ertoe om op verzoek van de betrokkenen de persoonsgegevens te corrigeren als deze fout of onvolledig zijn, om de derden aan wie deze gegevens waren verstrekt erover in te lichten (door dit te vermelden aan de betrokkenen) en dit binnen een termijn van een maand.
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens: de betrokkenen kunnen vragen om de persoonsgegevens op een veilige en beveiligde manier over te dragen van de ene computeromgeving naar de andere.  Dit geldt alleen voor de persoonsgegevens die een individu verstrekt aan een verwerkingsverantwoordelijke (op basis van toestemming of een overeenkomst).  Ze moeten gratis en binnen een termijn van een maand in een gestructureerde, gangbare en leesbare vorm worden geleverd.
• Recht op inzage: wanneer de persoon het vraagt, levert Schenk hem zijn persoonsgegevens op beknopte, transparante, begrijpelijke en gemakkelijk toegankelijke wijze, opgesteld in duidelijke en eenvoudige taal, gratis en binnen een termijn van een maand. 
• Recht op bezwaar: de betrokkenen kunnen zich verzetten tegen direct marketing, tegen de behandeling op basis van gerechtvaardigde belangen (behalve wettelijke uitzonderingen), tegen de verwerking voor wetenschappelijk of historisch onderzoek.  Ze hebben het recht om een klacht in te dienen bij de gegevensbeschermingsautoriteit.

9. Inbreuk in verband met gegevens

Onder inbreuk in verband met persoonsgegevens verstaan we de vernietiging, het verlies, de wijziging en de niet-toegestane verstrekking.  Als de inbreuk afbreuk dreigt te doen aan de rechten en vrijheden van individuen, verbindt Schenk zich ertoe de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer hierover in te lichten, en dit binnen de 72 uur na de vaststelling.  Als de inbreuk mogelijk tot een hoger risico voor de rechten en vrijheden van individuen leidt, licht Schenk de betrokkenen er onmiddellijk over in.

10. Delen van gegevens

Schenk kan uw gegevens delen met zijn dienstverleners. Het gebruik van dergelijke dienstverleners en het meedelen van uw gegevens zijn nodig voor de goede uitvoering van ons werk. 

In alle gevallen verbindt Schenk zich ertoe de vertrouwelijkheid van de gegevens te verzekeren, met name door het sluiten van gepaste overeenkomsten met onze partners, die vooraf zijn gekozen in het licht van de naleving van de GDPR.

Bovendien is ons bedrijf verplicht om de persoonsgegevens te verstrekken als dit verplicht is door de wet, een decreet of verordening, maar ook door een gerechtelijke beslissing.

11. Doorgifte van gegevens buiten de Europese Economische Ruimte

Schenk bewaart alle gegevens op servers binnen de Europese Economische Ruimte zodat hun bescherming ten volle verzekerd is.  

Het kan voorvallen dat bepaalde gegevens worden verstrekt naar buiten de Europese Economische Ruimte en dit uitsluitend in het kader van onze activiteit, bijvoorbeeld vraag naar informatie door ons moederbedrijf in Zwitserland.  We werken eveneens met leveranciers buiten de EER, zoals bijvoorbeeld voor de aanvoer van Chileense wijn.  In dit opzicht is de uitwisseling van persoonsgegevens beperkt, maar Schenk verbindt zich ertoe om altijd een gepast en afdoende beschermingsniveau voor uw gegevens te verzekeren, met name door een beroep te doen op contractuele clausules die door de Europese Commissie zijn goedgekeurd, of andere middelen conform de Belgische en Europese wetgeving betreffende de bescherming van persoonsgegevens.

12. Contact

U kunt contact met ons opnemen:

• Via e-mail op het adres: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.
• Via de post: avenue de Finlande 8, 1420 Braine-L’Alleud
• Telefonisch: 02.352.04.20